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Conseiller/Conseillère, Approvisionnement

SOMMAIRE

Relevant du Directeur, Approvisionnement, le titulaire du poste agit à titre de Conseiller, Approvisionnement. Il fournit un ensemble de services professionnels et spécialisés en acquisition stratégique de biens et services et agit comme personne-ressource auprès des employés et des gestionnaires, tout en assurant un haut niveau de professionnalisme et de confidentialité. Il participe activement à l’élaboration de nouveaux contrats, à la planification des contrats, il développe des stratégies d’acquisitions afin d’assurer la réalisation des mandats qui lui sont confiés en termes de développement d’appel d’offres et de propositions.

Il est responsable de la mise en oeuvre des stratégies d’acquisitions retenues. Le Conseiller, par son rôle d’influence et de leadership, s’assure de la transparence du processus.

 

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

  • Analyser et consolider les besoins de services professionnels, de construction et de biens et services en matière de contrats avec les partenaires internes;
  • Analyser les tendances du marché et déterminer les fournisseurs potentiels;
  • Participer aux rencontres d’avant projets avec le Directeur, Approvisionnement, pour élaborer le choix de la stratégie d’acquisition;
  • Réaliser des analyses comparatives (« benchmarking »);
  • Assister le responsable de dossier lors de la préparation de contrats, dans l’élaboration des documents d’appels d’offres et de propositions, dans la gestion des éléments commerciaux et du suivi des contrats;
  • Participer à l’élaboration des appels d’offres et de propositions, établir le montant monétaire des cautionnements, déterminer les garanties, analyser les soumissions et participer à l’analyse des écarts avec le responsable du dossier, produire les demandes d’autorisation d’adjudication ainsi que la documentation nécessaire afin que la direction prenne une décision éclairée;
  • Gérer et émettre les addenda de chaque appel d’offre et de proposition;
  • S’assurer que les délais de réalisation sont respectés;
  • Être responsable de la communication contractuelle avec les fournisseurs et les sous-traitants;
  • Agir à titre de président sur les comités d’évaluation de proposition d’appels d’offres, le cas échéant, et être responsable de la transparence du système d’évaluation des soumissions en exerçant un contrôle sur le respect du processus d’approvisionnement;
  • Convoquer et diriger les réunions de démarrage et les réunions administratives avec les entrepreneurs et rédiger les comptes rendus;
  • Initier et coordonner les évaluations de rendement des consultants et fournisseurs en lien avec les livrables ou à la fin du contrat, le cas échéant;
  • Recevoir et gérer toute communication avec le consultant ou l’entrepreneur, s’assurer de la traçabilité de la documentation et la mise à jour des dossiers;
  • Assister le responsable de dossier dans la bonne exécution des contrats, analyser les problèmes et initier les correctifs, négocier avec les fournisseurs, le cas échéant;
  • Administrer et assister le responsable de contrat dans le suivi de contrats de mise en oeuvre, assurer le respect des clauses contractuelles et valider les demandes de changements et des réclamations au contrat;
  • Autoriser la libération des cautionnements et assurances;
  • S’assurer de la fermeture administrative et de l’archivage des contrats qui lui sont assignés;
  • Tenir à jour un registre des bilans de chaque contrat sous sa responsabilité, portant sur les leçons apprises;
  • Exercer un rôle-conseil auprès des partenaires internes;
  • Exercer une autorité fonctionnelle pour les mandats qui lui sont confiés lui permettant de modifier les méthodes de travail et les façons de faire;
  • Développer une collaboration avec les directions fonctionnelles et de projets et entretenir des relations d’affaires avec les partenaires internes;
  • Participer aux rencontres de démarrage de chaque contrat pour le volet commercial approvisionnement;
  • Participer à différents comités liés à son domaine d’affaires ou tables de discussion;
  • Effectuer toutes tâches ou responsabilités connexes.

 

EXIGENCES

  • Détenir un Baccalauréat en administration, administration publique, droit ou autre domaine comparable avec une expérience pertinente minimale de douze (12) ans en approvisionnement;
  • Détenir de l’expérience en rédaction de clauses commerciales et contrats;
  • Connaître la réglementation en approvisionnement dans le secteur public;
  • Posséder une maîtrise en administration des organismes publics, en gestion de projets ou dans un domaine pertinent, un atout;
  • Connaître le secteur de la construction, un atout;
  • Avoir des connaissances en gestion contractuelle;
  • Démontrer d’excellentes connaissances pratiques des logiciels MS Office : Word (avancé), Excel (avancé). Outlook (intermédiaire), PowerPoint et Adobe Acrobat;
  • Avoir de l’expérience de travail au sein d’un service d’ingénierie, un atout;
  • Faire preuve de rigueur, de précision et d’autonomie;
  • Faire preuve d’initiative et démontrer un bon sens de l’organisation;
  • Travailler aussi bien seul qu’en équipe et détenir de bonnes capacités à s’adapter aux différents types de personnalité;
  • Respecter les échéanciers;
  • Posséder de l’entregent, de la discrétion et du tact;
  • Être en mesure de travailler dans un environnement en changement, tout en étant orienté Client;
  • Adhérer aux objectifs, à la mission et aux valeurs de l’organisation;
  • Être apte à communiquer verbalement et par écrit dans les deux langues officielles.

 

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Monsieur Martial Prud’homme
Prud’homme Groupe-conseil
martial.prudhomme@prud-homme.com
www.prud-homme.com

Prud'hommme septembre 13, 2018

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